Wat factureren wij

Contributie

  • Voor bestaande leden: alle leden eenmalig aan het begin vh jaar
  • Bedrag is afhankelijk van soort lid
  • Voor nieuwe leden: tot 1 juli volledig, daarna aangepast (of niets)
  • Voor jeugdleden: apart tarief, zeilles is adhoc

Liggeld

  • In april de zomer liggelden en in oktober de winter liggelden; betaling in 1 keer en vooruit
  • Bedrag is afhankelijk van aantal m2 vd box die gehuurd wordt; winter en zomer apart tarief
  • Bij opzeggen in principe geen restitutie (indien nieuwe huurder, dan wel)

Stroom

  • 1 keer per jaar, in november, na opnemen vd meterstanden
  • Bedrag is afhankelijk van verbruik in Kwh; vaste KWh prijs.
  • Na opzeggen box meteen opnemen en factureren

Vaste artikelen

  • Het is mogelijk om een aantal standaard-artikelen op te voeren die dan later gefactureerd kunnen worden. Denk aan ons WSV-vlaggetje.

Adhoc

  • deel-liggeld
  • zeilles

Factureren in eCaptain

Eerst lezen

Artikelbeheer: https://help.e-captain.nl/ledenbeheer/artikelbeheer
Leden en artikelen: https://help.e-captain.nl/ledenbeheer/leden-en-artikelen
Factureren: https://help.e-captain.nl/factureren/module-factureren

Verhuurobjecten: https://help.e-captain.nl/verhuurobjecten/verhuurobjecten 

Testen zonder gevolgen

Als je gaat factureren (kies in hoofdmenu Factureren) selecteer je eerst wie (de leden die het betreft) en vervolgens wat (de artikel-categorie) je wil factureren.
Als je dan klikt op de knop Uitvoeren worden pro-forma factuur-regels aangemaakt voor de gemaakte leden/artikel selectie. Elke pro-forma factuur kan je inzien, waarna je de sessie kan afbreken met de knop Terug en waarbij er dan niets is gebeurd, alles is gedaan als test zonder dat er iets is vastgelegd.

Basis voor facturatie: artikelen

Een factuur wordt aangemaakt obv artikel-regels. Artikel-regels worden in veel gevallen (contributie, ligplaats, ..) automatisch aangemaak, maar ze kunnen ook adhoc worden aangemaakt.

Aangemaakte artikel regels zijn per lid in te zien op het leden-tabblad Artikelen.

Contributie

Er zijn binnen eCaptain meerdere mogelijkheden voor het factureren vd contributie. Bij ons van toepassing: Bereken contributie op basis van soort lid.

De contributie per soort lid wordt vastgelegd in: Beheercentrum->Contributie->Onderhoud soort lid. Let op:

  • Ik heb hier automatisch aan gezet; daarbij nog een paar gegevens moeten invullen
  • Er kan/moet dan nog veel meer worden opgegeven (factuurtekst, grootboek rek, kostenplaats); dit dan doen per soort lid.
  • dit moet nog gebeuren

Factureren
Kies in hoofdmenu Factureren, kies bij Wie wilt u facureren Alle factuurleden en bij Wat wilt u factureren Alle contributieregels. Daarna wordt gevraagd naar het Atikel jaar.

Check de overige vragen en druk op de knop Uitvoeren

Liggeld

Algemeen

In Beheercentrum->Verhuurobjecten->Categorieën definiëren hebben we opgevoerd:

  • Boxen: Prijsberekening: prijs per m2 per periode, zomer 23.22, winter 6.81
  • Jollen: Prijsberekening: prijs per dag/week/etc, zomer 52.89, winter 26.45, hele jaar 79.34

 

Testje

Ik heb voor mijzelf (G16) de winter ligplaats in de visuele planner opgevoerd. Dat ging handmatig, moest relatie zoeken en daarna object opgeven. Daarna zie je:

  • deze planning in de visuele planner.
  • In ledenbeheer op mijn Objecten tabblad de planning, met status Terugkerend.
  • op mijn Artikelen tabblad dit te factureren artikel met de juiste prijs; goed!

Als ik vervolgens in het hoofdmenu kies voor Factureren met Selectie alle objectregels en Seizoen=Winterseizoen dan komt deze factuur (en alleen deze) tevoorschijn.

Artikel omschrijving
De omschrijving van dit artikel was aanvankelijk nietszeggend. Mbv de helpdesk weet ik nu dat je de omschrijving naar believen kan aanpassen

Ga naar Beheercentrum->Verhuurobjecten->Categorieen definieren.
Kies voor Boxen en dan voor Geavanceerde weergave. Nu zie je bij Format voor artikelregels mogelijkheden om extra velden op te nemen, die dan ook op de factuur verschijnen. Mooi!

 

Factureren
Kies in hoofdmenu Factureren, kies bij Wie wilt u facureren Alle factuurleden en bij Wat wilt u factureren Alle objectregels. Daarna wordt gevraagd naar het Atikel jaar en het te factureren seizoen.

Check de overige vragen en druk op de knop Uitvoeren

Stroom

We hebben afgesproken dat we stroom als volgt administreren:

  • in een aparte excel worden de meterstanden per lid bijgehouden. Het verbruik is dan eenvoudig te berekenen.
  • Het verbruik wordt in eCaptain vervolgens per lid als artikel ingevoerd, waarna alle leden voor dit artikel gefactureerd kunnen worden.
  • Invoeren per lid gaat als volgt: kies het juiste lid, ga naar tabblad Artikelen en kies Koppel artikel. Selecteer het stroom-artikel, pas het aantal aan en sla de regel op.

Het aanpassen van de prijs per KWh gaat als volgt:
Ga naar Ledenbeheer->Artikel beheer en pas de prijs van het stroom-artikel aan.

Standaard artikel

Standaard artikel factureren gaat eenvoudig.

  • Selecteer in Ledenbeheer het juiste lid en ga naar tabblad Artikelen
  • Klik op de knop Eenmalig artikel en voer de gevraagde gegevens in, met name de omschrijving (veld Artikel en de prijs)
  • Sla het artikel op

Je ziet op het tabblad Artikelen de nieuwe regel, die je op de gebruikelijke manier kan factureren.
Deze regel kan je hier ook weer verwijderen, er wordt dan niets opgeslagen.

Als je dit artikel daadwerkelijk wil factureren:

  • selecteer het artikel mbv een vinkje
  • klik je op de knop Factureer selectie 

Je komt nu in het scherm Factuur -afdrukken- . Hier kan je:

  • de factuur bekijken mbv het icoontje achter het (nu nog tijdelijke) factuurnummer
  • terug gaan mbv de knop Terug; de aangemaakte proforma factuur wordt dan verwijderd
  • de factuur daadwerkelijk aanmaken mbv de knop Maak facturen. Als je dit doet wordt de factuur aangemaakt en automatisch verzonden (en dat is meestal de bedoeling)

Standaard artikel naar meerdere leden

Als je meerdere leden in 1 keer hetzelfde standaard-artikel wil factureren dan kan je dat op bovenstaande wijze doen, lid voor lid, maar je kan ook eerst 1)alle betreffende leden selecteren en daarna 2)mbv Collectief wijzigen een artikel-regel aan die leden toevoegen en 3)die op de standaard manier versturen. 

1 Selecteer in het leden-overzicht de leden die de factuur met standaard-artikel moeten ontvangen; doe de selectie op je eigen manier; vergeet niet de vinkjes te zetten.

2 Klik op de knop Collectief wijzigen (bovenaan); je komt in een scherm met het kader Bewerking.
Ter info staat daar het aantal geselecteerde leden.
Kies dan bij Bewerking onder het kopje Artikelen voor Artikelregel koppelen. De keuze Koppel product verschijnt.
Kies nu het te factureren artikel, beantwoordt eventuele rest vragen en klik op Uitvoeren.
Er wordt om een bevestiging gevraagd en bij Ja wordt de gekozen artikel-regel bij alle geselecteerde leden op het tabblad Artikelen toegevoegd.

3 Ga nu naar Factureren om de zojuist aangemaakte artikel-regels te factureren.

Adhoc

Adhoc iets factureren gaat eenvoudig.

  • Selecteer in Ledenbeheer het juiste lid en ga naar tabblad Artikelen
  • Klik op de knop Eenmalig artikel en voer de gevraagde gegevens in, met name de omschrijving (veld Artikel en de prijs)
  • Sla het artikel op

Je ziet op het Artikelen tabblad de nieuwe regel, die je op de gebruikelijke manier kan factureren.
Deze regel kan je hier ook weer verwijderen, er wordt dan niets opgeslagen.

Als je dit artikel daadwerkelijk wil factureren:

  • selecteer het artikel mbv een vinkje
  • klik je op de knop Factureer selectie 

Je komt nu in het scherm Factuur -afdrukken- . Hier kan je:

  • de factuur bekijken mbv het icoontje achter het (nu nog tijdelijke) factuurnummer
  • terug gaan mbv de knop Terug; de aangemaakte proforma factuur wordt dan verwijderd
  • de factuur daadwerkelijk aanmaken mbv de knop Maak facturen. Als je dit doet wordt de factuur aangemaakt en automatisch verzonden (en dat is meestal de bedoeling)