Wat factureren we bij de WSV?

Contributie

  • Voor bestaande leden: alle leden eenmalig aan het begin vh jaar
  • Bedrag is afhankelijk van soort lid
  • Voor nieuwe leden: tot 1 juki volledig, daarna aangepast (of niets)
  • Voor jeugdleden: apart tarief, zeilles is adhoc

Liggeld

  • In april de zomer liggelden en in oktober de winter liggelden; betaling in 1 keer en vooruit
  • Bedrag is afhankelijk van aantal m2 vd box die gehuurd wordt; winter en zomer apart tarief
  • Bij opzeggen in principe geen restitutie (indien nieuwe huurder, dan wel)

Stroom

  • 1 keer per jaar, in november, na opnemen vd meterstanden
  • Bedrag is afhankelijk van verbruik in Kwh; vaste KWh prijs.
  • Na opzeggen box meteen opnemen en factureren

Adhoc

  • zeilles

Factureren in eCaptain

Eerst lezen

Artikelbeheer: https://help.e-captain.nl/ledenbeheer/artikelbeheer

Leden en artikelen: https://help.e-captain.nl/ledenbeheer/leden-en-artikelen

Factureren: https://help.e-captain.nl/factureren/module-factureren

Verhuurobjecten: https://help.e-captain.nl/verhuurobjecten/verhuurobjecten

 

Algemeen

Als je gaat factureren (kies in hoofdmenu Factureren) selecteer je eerst wie (de leden die het betreft) en vervolgens wat (de artikel-categorie) je wil factureren. Als je dan klikt op de knop Uitvoeren worden pro-forma factuur-regels aangemaakt voor de gemaakte leden/artikel selectie waarbij je elke pro-forma factuur kan inzien. Je kan op dat moment de sessie afbreken met de knop Terug en er is niets gebeurt, alles als test.

Een factuur wordt aangemaakt obv artikel-regels. Deze regels worden in veel gevallen (contributie, ligplaats, ..) automatisch aangemaak, maar kunnen ook adhoc worden aangemaakt.

Aangemaakte artikel regels zijn per lid in te zien op het leden-tabblad Artikelen.

 

 

Contributie

Er zijn binnen eCaptain meerdere mogelijkheden voor het factureren vd contributie. Bij ons van toepassing: Bereken contributie op basis van soort lid.

De contributie per soort lid wordt vastgelegd in: Beheercentrum->Contributie->Onderhoud soort lid. Let op:

  • Ik heb hier automatisch aan gezet; daarbij nog een paar gegevens moeten invullen
  • Er kan/moet dan nog veel meer worden opgegeven (factuurtekst, grootboek rek, kostenplaats); dit dan doen per soort lid.
  • dit moet nog gebeuren

Factureren
Kies in hoofdmenu Factureren, kies bij Wie wilt u facureren Alle factuurleden en bij Wat wilt u factureren Alle contributieregels. Daarna wordt gevraagd naar het Atikel jaar.

Check de overige vragen en druk op de knop Uitvoeren

 

Liggeld

Algemeen

In Beheercentrum->Verhuurobjecten->Categorieën definiëren hebben we opgevoerd:

  • Boxen: Prijsberekening: prijs per m2 per periode, zomer 23.22, winter 6.81
  • Jollen: Prijsberekening: prijs per dag/week/etc, zomer 52.89, winter 26.45, hele jaar 79.34

 

Testje

Ik heb voor mijzelf (G16) de winter ligplaats in de visuele planner opgevoerd. Dat ging handmatig, moest relatie zoeken en daarna object opgeven. Daarna zie je:

  • deze planning in de visuele planner.
  • In ledenbeheer op mijn Objecten tabblad de planning, met status Terugkerend.
  • op mijn Artikelen tabblad dit te factureren artikel met de juiste prijs; goed!

Als ik vervolgens in het hoofdmenu kies voor Factureren met Selectie alle objectregels en Seizoen=Winterseizoen dan komt deze factuur (en alleen deze) tevoorschijn.

Artikel omschrijving
De omschrijving van dit artikel was aanvankelijk nietszeggend. Mbv de helpdesk weet ik nu dat je de omschrijving naar believen kan aanpassen

Ga naar Beheercentrum->Verhuurobjecten->Categorieen definieren.
Kies voor Boxen en dan voor Geavanceerde weergave. Nu zie je bij Format voor artikelregels mogelijkheden om extra velden op te nemen, die dan ook op de factuur verschijnen. Mooi!

 

Factureren
Kies in hoofdmenu Factureren, kies bij Wie wilt u facureren Alle factuurleden en bij Wat wilt u factureren Alle objectregels. Daarna wordt gevraagd naar het Atikel jaar en het te factureren seizoen.

Check de overige vragen en druk op de knop Uitvoeren

 

Stroom

We hebben afgesproken dat we stroom als volgt administreren:

  • in een aparte excel worden de meterstanden per lid bijgehouden. Het verbruik is dan eenvoudig te berekenen.
  • Het verbruik wordt in eCaptain vervolgens per lid als artikel ingevoerd, waarna alle leden voor dit artikel gefactureerd kunnen worden.
  • Invoeren per lid gaat als volgt: kies het juiste lid, ga naar tabblad Artikelen en kies Koppel artikel. Selecteer het stroom-artikel, pas het aantal aan en sla de regel op.

Het aanpassen van de prijs per KWh gaat als volgt:
Ga naar Ledenbeheer->Artikel beheer en pas de prijs van het stroom-artikel aan.

AdHoc

Adhoc iets factureren gaat eenvoudig.

  • Selecteer in Ledenbeheer het juiste lid en ga naar tabblad Artikelen
  • Klik op de knop Eenmalig artikel en voer de gevraagde gegevens in.
  • Sla het artikel op

Je ziet op het Artikelen tabblad de nieuwe regel, die je op de gebruikelijke manier kan factureren.
Deze regel kan je hier ook weer verwijderen, er wordt dan niets opgeslagen.

Voorbeeld factuur

Download hier een voorbeeld proforma factuur.
Dit is een proforma factuur en daarom zonder factuurnummer, aangemaakt op 22-juli. 

voorbeeld-factuur.pdf

Terug