Oktoberlijst algemeen (obv documentatie Marco)
(uit de documentatie van Marco)
Het verzenden van de oktoberlijst is alleen van toepassing op leden met een ligplaats, leden op de wachtlijst en leden zonder ligplaats en wachtlijst en deze lijsten worden afzonderlijk geprint.
Er zijn een 7-tal soorten leden m.b.t. de oktoberlijst t.w.:
- leden met een ligplaats
- leden op de wachtlijst
- leden met een ligplaats en op de wachtlijst (ligplaatsverbetering)
- leden 18+ (met stemrecht) zonder ligplaats en geen wachtlijst
- leden 18+ (geen stemrecht) zonder ligplaats en geen wachtlijst (sympathisant)
- leden 18- zonder ligplaats en geen wachtlijst
- ereleden zonder ligplaats en geen wachtlijst
Bij deze procedure krijgen alle in aanmerking komende leden een mail (was een pdf via mail in het oude systeem) met:
Daarna volgt een invul gedeelte:
De gegevens dienen door het lid binnen een bepaalde termijn worden teruggestuurd.
Na ontvangst moeten de gegevens verwerkt worden door de ledenadministratie en havenmeester.
Na een test is ervoor gekozen om leden een persoonlijke mail te sturen, die zij moeten beantwoorden met de gevraagde gegevens.
De oktoberlijst mail wordt aangemaakt obv het template Oktoberlijst.
(Dit template kan je aanpassen: Ga naar Mailing->Templates en klik op Oktoberlijst)
Stap 1: Mail aanmaken
Ga naar Mailing->Concepten en maak een nieuw concept bericht dmv een kik op de + knop'
In het volgende scherm: Selecteer onder Eenvoudige editor het templte Oktoberlijst.
Klik op knop Verder; je komt nu in de bericht editor.
Geef het bericht nu eerst een nieuwe naam, bijv Oktoberlijst en sla het bericht nu op (dit eerst doen, anders kan de volgende stap niet uitgevoerd worden).
In de concept mail staan rapport-variabelen in de vorm van _RPT_NAAM tussen % tekens.
Deze variabelen worden per lid met de juiste gegevens gevuld, op basis van het rapport BOXENPLANNING; dit rapport is eerder gemaakt met de Rapport Generator.
Het concept moet met dit rapport gekoppeld worden (als dat al niet gebeurd is), doe dat als volgt, ervan uitgaande dat jet het concept bericht open hebt staan in de editor :
Het bericht staat nu als conceptbericht klaar met de opgegeven naam in de map Concepten.
Je kan nu stoppen en later Stap 2 uitvoeren met knop Terug of direct doorgaan met stap 2
Stap 2: Ontvangers koppelen, bericht testen en dan versturen
Ervan uitgaan dat je het te verzenden bericht open hebt in de editor:
Je komt nu terug in het scherm Mailing verzenden.
Als alles goed is ben je klaar om de oktoberlijst naar de geselecteerde leden te versturen
Klik op de knop Mailing verzenden.
Todo