Algemeen

Oktoberlijst algemeen
Het verzenden van de oktoberlijst is van toepassing op alle leden. Iedereen krijgt een formulier en kan daarop aangeven of zijn naw-gegevens nog kloppen (voor iedereen) en wat zijn wensen zijn voor ligplaats en/of wachtlijst het komende seizoen.

Bij deze procedure krijgen alle leden een mail (was een pdf via mail in het oude systeem) met:

  • een aantal NAW gegevens uit het systeem
  • gegevens betreffende huidige ligplaats (indien van toepassing)

Daarna volgt een invul gedeelte:

  • vragen over de ligplaats komende winter en zomer 
  • overige vragen

De gegevens dienen door het lid voor een afgesproken datum (8 oktober) te worden aangeleverd, zodat een lid zijn contract (indien van toepassing ) bij een andere haven op tijd kan opzeggen. 

Na ontvangst moeten alle reacties verwerkt worden door de ledenadministratie en de havenmeester.

Na een test is ervoor gekozen om met ingang van 2022 de leden een persoonlijke mail te sturen, die zij moeten beantwoorden met de gevraagde gegevens.

Verzenden

De persoonlijke oktoberlijst mail wordt aangemaakt obv het template Oktoberlijst. 
(Dit template kan je aanpassen: Ga naar Mailing->Templates en klik op Oktoberlijst)

Stap 1: Mail aanmaken

Ga naar Mailing->Concepten en maak een nieuw concept bericht dmv een kik op de + knop'
In het volgende scherm: Selecteer onder Eenvoudige editor het template Oktoberlijst.

Klik op knop Verder; je komt nu in de bericht editor.
Geef het bericht nu eerst de juiste naam (bijv Oktoberlijst 2022) en sla het bericht op (dit eerst doen, anders kan de volgende stap niet uitgevoerd worden).

In de concept mail staan rapport-variabelen in de vorm van _RPT_NAAM tussen % tekens.
Deze variabelen worden per lid met de juiste gegevens gevuld, op basis van het rapport BOXENPLANNING; dit rapport is eerder gemaakt met de Rapport Generator (en kan daar aangepast worden).

Het concept moet met dit rapport gekoppeld worden (als dat al niet gebeurd is), doe dat als volgt, ervan uitgaande dat jet het concept bericht open hebt staan in de editor :

  • ga naar variabelen (rechtsonder in de menubalk), dan Mailing ontvanger, dan Rapport variabelen en dan Koppel Boxenplanning (de naam van het rapport)
  • sla het concept op met knop Opslaan onderaan.

Het bericht staat nu als conceptbericht klaar met de opgegeven naam in de map Concepten.
Je kan nu stoppen en later Stap 2 uitvoeren met knop Terug of direct doorgaan met stap 2

Stap 2: Ontvangers koppelen, bericht testen en dan versturen

Ontvangers koppelen

Open het concept-bericht in de editor:

  • Klik op knop Ontvangers koppelen; je komt in een tussenscherm met o.a. de melding dat er nog geen ontvangers gekoppeld zijn.
  • Klik op de link Ontvangers koppelen; je komt in Ledenbeheer.
  • Selecteer in Ledenbeheer, met de mogeljkheden die je daar hebt de leden die in aanmerking komen (vergeet niet de vinkjes te zetten) en klik op Okay.
  • NB1: je kan het filter Oktoberlijst selectie gebruiken om in 1 keer de juiste leden te tonen (die je dan nog wel moet selecteren); mbv dit filter toon je (status sep-2022) alleen de leden met soortlid is ongelijk aan sympathisant EN soortlid is ongelijk aan commisielid EN soortlid is ongelijk aan leeg (dus dit veld moet gevuld zijn) EN het vrije veld wachtlijst is leeg (leden die opgezegd hebben worden niet geselecteerd).
  • NB2: let op, bij het selecteren van leden moet je eerst kiezen voor huidige leden in het 2e selectie vaje, anders slecteer je ook oud-leden mee!

Je komt nu terug in het scherm Mailing verzenden; vanaf hier werkt het zoals je een mailing verzendt.

Bericht testen

  • Klik in het scherm Mailing verzenden op de knop Verder; je komt nu in een scherm om een testmail te versturen:
  • vul ontvanger mailadres in (waar de test van de oktoberlijst-mail naar toe gaat, in principe je eigen mailadres)
  • vul de afzender postbus in (bijv de ADMINISTRATIE postbus)
  • verstuur de test-mail
  • Controleer of de test goed is aangekomen en bekijk de inhoud goed.

Versturen

Als alles goed is ben je klaar om de oktoberlijst naar alle geselecteerde leden te versturen.
Klik daarvoor op de knop Mailing verzenden.

Verwerken

Todo