Oktoberlijst algemeen
Het verzenden van de oktoberlijst is van toepassing op alle leden. Iedereen krijgt een formulier en kan daarop aangeven of zijn naw-gegevens nog kloppen (voor iedereen) en wat zijn wensen zijn voor ligplaats en/of wachtlijst het komende seizoen.
Bij deze procedure krijgen alle leden een mail (was een pdf via mail in het oude systeem) met:
Daarna volgt een invul gedeelte:
De gegevens dienen door het lid voor een afgesproken datum (8 oktober) te worden aangeleverd, zodat een lid zijn contract (indien van toepassing ) bij een andere haven op tijd kan opzeggen.
Na ontvangst moeten alle reacties verwerkt worden door de ledenadministratie en de havenmeester.
Na een test is ervoor gekozen om met ingang van 2022 de leden een persoonlijke mail te sturen, die zij moeten beantwoorden met de gevraagde gegevens.
De persoonlijke oktoberlijst mail wordt aangemaakt obv het template Oktoberlijst.
(Dit template kan je aanpassen: Ga naar Mailing->Templates en klik op Oktoberlijst)
Stap 1: Mail aanmaken
Ga naar Mailing->Concepten en maak een nieuw concept bericht dmv een kik op de + knop'
In het volgende scherm: Selecteer onder Eenvoudige editor het template Oktoberlijst.
Klik op knop Verder; je komt nu in de bericht editor.
Geef het bericht nu eerst de juiste naam (bijv Oktoberlijst 2022) en sla het bericht op (dit eerst doen, anders kan de volgende stap niet uitgevoerd worden).
In de concept mail staan rapport-variabelen in de vorm van _RPT_NAAM tussen % tekens.
Deze variabelen worden per lid met de juiste gegevens gevuld, op basis van het rapport BOXENPLANNING; dit rapport is eerder gemaakt met de Rapport Generator (en kan daar aangepast worden).
Het concept moet met dit rapport gekoppeld worden (als dat al niet gebeurd is), doe dat als volgt, ervan uitgaande dat jet het concept bericht open hebt staan in de editor :
Het bericht staat nu als conceptbericht klaar met de opgegeven naam in de map Concepten.
Je kan nu stoppen en later Stap 2 uitvoeren met knop Terug of direct doorgaan met stap 2
Stap 2: Ontvangers koppelen, bericht testen en dan versturen
Ontvangers koppelen
Open het concept-bericht in de editor:
Je komt nu terug in het scherm Mailing verzenden; vanaf hier werkt het zoals je een mailing verzendt.
Bericht testen
Versturen
Als alles goed is ben je klaar om de oktoberlijst naar alle geselecteerde leden te versturen.
Klik daarvoor op de knop Mailing verzenden.