Oktoberlijst algemeen (obv documentatie Marco)
(uit de documentatie van Marco)
Het verzenden van de oktoberlijst is alleen van toepassing op leden met een ligplaats, leden op de wachtlijst en leden zonder ligplaats en wachtlijst en deze lijsten worden afzonderlijk geprint.
Er zijn een 7-tal soorten leden m.b.t. de oktoberlijst t.w.:
- leden met een ligplaats
- leden op de wachtlijst
- leden met een ligplaats en op de wachtlijst (ligplaatsverbetering)
- leden 18+ (met stemrecht) zonder ligplaats en geen wachtlijst
- leden 18+ (geen stemrecht) zonder ligplaats en geen wachtlijst (sympathisant)
- leden 18- zonder ligplaats en geen wachtlijst
- ereleden zonder ligplaats en geen wachtlijst

Bij deze procedure krijgen alle in aanmerking komende leden een mail (was een pdf via mail in het oude systeem) met:

  • een aantal NAW gegevens
  • gegevens betreffende huidige ligplaats

Daarna volgt een invul gedeelte:

  • vragen over komende winter en zomer ligplaats
  • overige vragen

De gegevens dienen door het lid binnen een bepaalde termijn worden teruggestuurd.

Na ontvangst moeten de gegevens verwerkt worden door de ledenadministratie en havenmeester.

Na een test is ervoor gekozen om leden een persoonlijke mail te sturen, die zij moeten beantwoorden met de gevraagde gegevens.

Oktoberlijst verzenden

De oktoberlijst mail wordt aangemaakt obv het template Oktoberlijst
(Dit template kan je aanpassen: Ga naar Mailing->Templates en klik op Oktoberlijst)

Stap 1: Mail aanmaken

Ga naar Mailing->Concepten en maak een nieuw concept bericht dmv een kik op de + knop'
In het volgende scherm: Selecteer onder Eenvoudige editor het templte Oktoberlijst.

Klik op knop Verder; je komt nu in de bericht editor.
Geef het bericht nu eerst een nieuwe naam, bijv Oktoberlijst en sla het bericht nu op (dit eerst doen, anders kan de volgende stap niet uitgevoerd worden).

In de concept mail staan rapport-variabelen in de vorm van _RPT_NAAM tussen % tekens.
Deze variabelen worden per lid met de juiste gegevens gevuld, op basis van het rapport BOXENPLANNING; dit rapport is eerder gemaakt met de Rapport Generator.

Het concept moet met dit rapport gekoppeld worden (als dat al niet gebeurd is), doe dat als volgt, ervan uitgaande dat jet het concept bericht open hebt staan in de editor :

  • ga naar variabelen (rechtsonder in de menubalk), dan Mailing ontvanger, dan Rapport variabelen en dan Koppel Boxenplanning (de naam van het rapport)
  • sla het concept op met knop Opslaan onderaan.

Het bericht staat nu als conceptbericht klaar met de opgegeven naam in de map Concepten.
Je kan nu stoppen en later Stap 2 uitvoeren met knop Terug of direct doorgaan met stap 2

Stap 2: Ontvangers koppelen, bericht testen en dan versturen

Ervan uitgaan dat je het te verzenden bericht open hebt in de editor:

  • Klik op knop Ontvangers koppelen; je komt in een tussenscherm met o.a. de melding dat er nog geen ontvangers gekoppeld zijn.
  • Klik op de link Ontvangers koppelen; je komt in Ledenbeheer.
  • Selecteer in Ledenbeheer, met de mogeljkheden die je daar hebt, vergeet niet de vinkjes te zetten,  de leden die in aanmerking komen (dat zijn ??) en klik op Okay.

Je komt nu terug in het scherm Mailing verzenden.

  • Klik in het scherm Mailing verzenden op de knop Verder; je komt nu in een scherm om een testmail te versturen:
  • vul ontvanger mailadres in (waar de test van de oktoberlijst test naar toe gaat, in principe je eigen mailadres)
  • vul de afzender postbus in (bijv de INFO postbus)
  • verstuur de test
  • Controleer of de test goed is aangekomen en bekijk de inhoud goed.

Als alles goed is ben je klaar om de oktoberlijst naar de geselecteerde leden te versturen
Klik op de knop Mailing verzenden.

Terug

Oktoberlijst verwerken

Todo

Terug