LEDENBEHEER Algemeen

Kies voor LEDENBEHEER in het hoofdmenu (dat begint met Home, links van het scherm.). Je ziet meteen het standaard ingestelde leden-overzicht met de naam Leden Vinkjes (als je dit niet ziet: selecteer dit overzicht in de 3e selectie-box van links).

Het submenu links kent de volgende mogelijkheden:

Ledenbeheer
Hier kan je Zoekschermen en Rapporten selecteren. Veel gebruikt om informatie op te vragen enleden te selecteren. Geen mogelijkheid om te printen/exporteren. Verderop in deze toelichting extra informatie over hoe we dat hebben geimplementeerd. 

Leden en artikelen
Gebruiken we (nog) niet

Rapportage
Hier staan standaard en eigen gemaakte rapprtages waarmee gegevens geprint en geexporteerd kunnen worden

Rapport generator
Ben je bevoegd om zelf rapporten te maken dan tref je hier de mogelijkheden aan om nieuwe rapporten te maken (of bestaande aan te passen). Wordt gebruikt.

Bewaarde rapportages
Hier komen eerder gemaakte rapporten die later van belang zijn. Nog niet in gebruik.

Artikelbeheer
Voor het onderhoud van zelf te factureren artikelen. Op dit moment is dat alleen Stroom per KWh.

Zoekschermen

ZOEKSCHERMEN
In de zoekschermen/rapport selectie-box kan je kiezen voor de volgende zoekschermen (overzichten):

Leden vinkjes (het standaard overzicht)
Een beperkt aantal NAW gegevens + 5 belangrijke selecties voor wachtlijst (inter/extern), ligplaats (ja/nee), opgezegd (datum), Attentie (mutatie/informatie), nieuw lid (datum)

Leden NAW
Meer persoons gegevens zoals email en telefoon per lid

Wachtlijst
Alle leden die op de wachtlijst staan, met gegevens uit de vrije velden intern/extern, datum en toelichting

Attentielijst
Leden die om wat voor reden dan ook attentie behoeven, met toelichting

Stemrecht lijst
Alle leden die stemrecht hebben. Hierbij wordt het eigen filter Stemrecht gebruikt waarbij alleen de 18+ en ereleden worden geselecteerd.

NB1: Er is ook een Standaard scherm overzicht, dat zit standaard in eCatain.
NB2: De gegevens uit een zoekscherm kan je niet zomaar exporeren of printen

Het aantal overzichten kan in de loop der tijd toenemen. De beheerder kan op verzoek nieuwe maatwerk overzichten maken.

Overzichten/zoekschermen kennen de volgende handige mogelijkheden:

  • Sorteer mbv een klik op de kolom-kop (en nog een keer voor andersom sorteren)
  • Zoek mbv een tekst-invoer in het zoekveld boven een kolom
  • De eerste kolom is een selectiekolom; een check-teken betekent geselecteerd voor bijv een mailing

Naast Zoekschermen kan je ook Rapporten oproepen.

Rapporten

RAPPORTEN

In de selectiebox zie je ook een aantal rapporten. Die zijn daar neergezet om snel toegang te geven tot extra informatie. De rapporten zijn gemaakt om gebruikt te worden via Ledenbeheer->Rapportage en worden daar gebruikt om informatie te printen of te exporteren naar excel.

F, G, H en J-steiger : Overzicht van de bezetting per steiger

Andere rapporten: Ter info

Wat administreren we

Wat administreren we van een lid?
In een leden-overzicht kan je op een lid klikken waarna alle details worden getoond op meerdere tabbladen. De volgende tabbladen zijn bij ons in gebruik:

  • Algemeen: de meeste NAW gegevens
  • Contact: telefoon en email
  • Adressen: de meeste NAW gegevens
  • Lidmaatschap: met name Soort lid
  • Vrije velden: Selectievelden (op wachtlijst, nieuw lid, ...) en bijhorende teksten
  • Artikelen: Tbv facturatie
  • Financieel: facturen
  • Objecten: de boot/boten van dit lid; als de boot in een box ligt dan zie je hoor ook planningen
  • Contact info: mail wisseling, ook mailings

NB: De overige tabbladen gebruiken we niet

Vrije velden
Vrije velden zijn toegevoegd om eCaptain aan te passen aan de WSV voorkeuren. Deze velden worden altijd handmatig onderhouden, ze worden nooit automatisch aangepast. Als een nieuw lid bijvoorbeeld een ligplaats krijgt moet je het veld Ligplaats dus zelf op Ja zetten.
De volgende vrije velden zijn in gebruik:

Naam Type Omschrijving
Ligplaats Ja/Nee Ja of leeg
Nieuw lid Datum Datum waarop lid is aangemeld, anders leeg
Opgezegd Datum Datum waarop lid heeft opgezegd, anders leeg
Attentie Selectie Mut voor lopende mutatie, Inf voor ter informatie, anders leeg
Attentietekst Tekst de reden waarom dit lid op de Attentielijst staat, anders leeg.
WachtLijst Selectie Geeft indicatie wel of niet op wachtlijst: Int(ern) / Ext(ern) of leeg
WL reden Tekst de reden waarom dit lid op de Wachtlijst staat, anders leeg.
WL sinds Datum Datum waarop dit lid op de wachtlijst staat, anders leeg.
WL boxnu Tekst huidige box van lid op de Wachtlijst, anders leeg.
WL boxnaar Tekst box/steiger waar lid op de Wachtlijst naar toe wil, anders leeg.

Lid gegevens wijzigen kan niet rechtstreeks in de overzichten, wel op de detail-tabbladen als je gemachtigd bent.

Invoeren nieuw lid

Procedure Invoeren nieuw lid
Als een lid zich aanmeld dan krijgt hij/zij de status “Nieuw lid”. Aan het eind van het boekjaar (31-12-xxxx) kan er dan een uitdraai gemaakt worden van deze nieuwe leden t.b.v. het archief. Daarna de "Nieuw lid" weghalen. Als een lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd plaats dan de opzegdatum in het vrije veld Opgezegd. Draai op 31-12-xxxx het overzicht van de opgezegde leden, eveneens t.b.v. het archief.
1 Klik in een ledenoverzicht op Nieuw, Kies Nieuw lid; je komt op tabblad Algemeen, waar het nieuwe lidnummer al is ingevoerd
2 Vul het tabblad Algemeen en klik op Opslaan. Nu zie je alle tabbladen.
3 Vul info op de volgende tabbladen:
- Contact
- Lidmaatschap: met name soort lid
- Vrije velden: Nieuw lid met datum aanmelding en misschien ook Wachtlijst Int of Ext
4 Klik op opslaan en het nieuwe lid is toegevoegd
NB: Het lid heeft een datum bij Nieuw lid; dit betekent dat:
- aanmelden bij Verbond (wanneer ??)
- aan eind van het jaar dit veld leegmaken.

Lid zegt op

Procedure Lid zegt op
Als een lid opzegt blijft hij lid tot het eind van het jaar. Hij heeft geen recht op restitutie liggeld, tenzij zijn box weer verhuurd wordt.
- Stuur het lid een bevestiging (standaard brief) via de mail.
- In ledenbeheer: Zoek het lid op en op tabblad Vrije velden: zet Opgezegd op de opzegdatum.
- In Verhuurobjecten: Maak de box vrij
NB: Het lid heeft nu vinkje (datum) Opgezegd; dit betekent aan het eind van het jaar:
- afmelden bij Verbond
- de Opgezegd datum weghalen EN
- op tabblad Lidmaatschap: veld Opzegdatum invullen; het lid wordt nu automatisch oud-lid en verdwijnt uit de overzichten

Boot toevoegen

Procedure Boot toevoegen aan lid
1 Als het (nieuwe) lid een boot heeft, voer die dan in op het tabblad Objecten
2 Klik op het plusje en in het nieuwe scherm voer je de bootgegevens (het Relatieobject) in; klik op Opslaan

15% regel

15% Regel
De afspraak met de haven is dat er maximaal 15% van ons ledenbestand buiten Ermelo mag wonen; leden met een ligplaats op de jollensteiger en niet woonachtig in Ermelo vallen buiten de 15% regeling.
Om dit te checken ga je naar het leden-vinkjes overzicht en kijk je hoeveel 18+ leden we hebben.
Beperk daarna het overzicht tot Woonplaats = Ermelo en bepaal hoeveel leden er nu zijn.
Je kan nu eenvoudig bepalen hoeveel % van de 18+ leden er buiten Ermelo wonen.

ALV

Procedures ALV
Rondom de ALV moeten stemgerechtigde leden (alleen 18+ leden en ere-leden) worden uitgenodigd en van informatie voorzien worden. Tijdens de ALV moet een fysieke presentielijst aanwezig zijn.
Stemgerechtigde leden uitnodigen: Toon in ledenbeheer het Stemrecht overzicht; dit is al de juiste selectie van leden. Maak hiervan een mailing (!! TODO).
Printen presentielijst: Vanuit het zelfde overzicht: maak een excel-dump, verwijder alle onnodige kolommen, voeg een kolom Handtekening toe, voeg een kolom ALV-2022 (oid) toe, pas de rij-hoogte aan en print het overzicht.